EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (sekä Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n) mukainen informointiasiakirja W-Restaurants Oy:n rekrytointitietokannassa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Päivitetty 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
   W-Restaurants Oy
   Y-tunnus: 2228941-5
   Bulevardi 2-4, 00120 HELSINKI
   +358 (0)10 322 9385

2. Rekisteriasiat
   Vastaamme viimeistään kahden arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.
   
   Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
   Jani Pesonen
   +358 (0)10 322 9385
   work@bw-restaurants.fi

3. Rekisterin nimi
   W-Restaurants Oy:n rekrytointien tietokanta

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
   Tietokannan henkilötietoja käytetään W-Restaurants Oy:n rekrytointiprosessissa. Henkilöt antavat omalla suostumuksellaan tietonsa W-Restaurants Oy:n tietokantaan.
   
   Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden rekrytointiprosessin hoitaminen yrityksessä. Henkilötietojen käyttötarkoitus on myös W-Restaurants Oy:n työnhakijaviestintä sekä yrityksen liiketoiminnan ja rekrytointitoimintojen suunnitteleminen ja kehittäminen.

5. Rekisterin tietosisältö
   Tallennettavat tiedot ilmenevät kunkin avoimen työpaikan hakulomakkeesta. Rekisteriin tallentuvat kaikki tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään. Hakija voi päivittää hakemuksen tietoja olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
   
   Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja henkilöistä:
   
   • Nimi
   • Syntymäaika
   • Kotiosoite
   • Puhelinnumero
   • Sähköpostiosoite
   • Kansalaisuus ja työnteko-oikeus Suomessa
   • Tehtävänimike
   • Palkkatoivomus
   • Henkilön työllistymiseen liittyvät tiedot:
        o Työhistoria
        o Koulutustausta
        o Rekrytointiin ja työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot
        o Työntekijän arviointi, koulutus ja turvallisuustiedot
        o Tieto lomista ja poissaoloista
   • Liitetiedot kuten hakemus ja ansioluettelo
   • Muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
   Tietolähteinä on hakijan itsensä lisäksi mahdollisesti hakijan ilmoittamat suosittelijat sekä W-Restaurants Oy:n rekrytointiprosessiin kuuluvat henkilöt. Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja hankitaan rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa, tai muilla vastaavilla tavoilla. Hakijan hakemusta säilytetään kaksitoista (12) kuukautta hakemuksen jättämisestä tai hakijan suorittamasta päivityksestä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
   W-Restaurants Oy:n rekrytointien tietokanta toimii kolmannen osapuolen ylläpitämässä internetissä toimivassa rekrytointijärjestelmässä. Ko. avointa työtehtävää varten täytetty hakemuslomake, sekä mahdolliset rekisteröidyn lisäämät lisätiedot kuten liitteet luovutetaan myös ao. rekrytoinnin vastaavalle esimiehelle ja hänen sijaiselleen. Osana rekrytointiprosessia hakijan itsestään antamat tiedot saatetaan tulostaa rekrytoivan esimiehen toimesta.
   
   Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja alihankkijoinaan käyttämille kolmansille osapuolille. Vastaaja hyväksyy tämän luovuttaessaan tietoja. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
   
   Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin toimeksiantoihin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
   Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekrytointiin liittyviä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Henkilötietoja sisältävien paperitulosteiden, esimerkiksi työhakemus ja ansioluettelo, käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on oikeus käsitellä rekrytointiin liittyviä henkilötietoja. Tulosteet tuhotaan yrityksen erillisen ohjeistuksen mukaisesti välittömästi rekrytointiprosessin päätyttyä.
   
   Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Sähköiset tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat kolmannen osapuolen lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

9. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
   Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
   
   Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
   
   Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
   
   Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

10. Korjausoikeus
    Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset tähän selosteeseen
    Parannamme ja kehitämme toimintojamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.