EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja BW-RESTAURANTS Oy:n yritysasiakkaiden suoramarkkinoinnin rekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Päivitetty 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
   W-Restaurants Oy
   2228941-5
   Bulevardi 2-4, 00120 Helsinki
   010 322 9385

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on
   Kata Bäckman
   Bulevardi 2-4, 00120 Helsinki
   010 322 9385 / kata@w-restaurants.fi

3. Rekisterin nimi
   W-RESTAURANTS OY yritysasiakkaiden suoramarkkinoinnin rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
   Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu W-Restaurants Oy:n oikeutettuun etuun markkinoida rekisteröidylle tuotteita tai palveluita, jolla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
   Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja:
   
   a) tuotteiden tai palveluiden markkinointiin, joilla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.
   b) Toimeenpannaksemme kolmansien osapuolien kanssa solmimamme sopimukset, jotka sisältävät kohdan 5. a) toimenpiteitä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
   Tallennamme suoramarkkinoinnin rekisteriin seuraavia tietoja:
   
   a) Yritys
   b) Titteli
   c) Etu- ja sukunimi
   e) Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
   f) Osoite
   l) Muut mahdolliset, suoramarkkinoinnin rekisterin ylläpitoon välttämättömät tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen

7. Mistä henkilötiedot saadaan
   Säännönmukaisina tietolähteinä ovat W-Restaurantisin itsensä prospektoimat tiedot potentiaalisista yritysasiakkaista W-Restaurantsin palvelut ja tuotteet sekä potentiaalisen asiakasyrityksen liiketoiminta huomioiden. Tietolähteinä käytetään pääasiassa Internetiä sekä B2B tilaisuuksia sekä tapahtumia. Tällöin henkilötiedot voivat tulla yrityksen edustajan itsensä antamana, muun muassa käyntikortin, LinkedIn kutsun, sähköpostikirjeenvaihdon tai muun kanavan muodossa.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
   W-Restaurants Oy:n suoramarkkinoinnin rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille.
   
   W-Restaurants Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
   W-Restaurants Oy käyttää suoramarkkinoinnin rekisterille sähköpostiviestinnässään ulkopulisten pilvipalveluna tuottamaa järjestelmää (Campaign Monitor), jossa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pillvipalveluissa (OneDrive). Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield - järjestelmässä. Näin ollen tietosuoja on EU-tasolla.
   
   Nämä kyseiset palveluntarjoajat edelleen vastaavat rekisterinpitäjänä Rekisteröidyn oikeuksista koskevista toimenpiteistä. Rekisterinpitäjänä vastaamme aina siitä, että tietoturva on asianmukaisesti järjestetty ja henkilötiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolista suojakeinoin.

10. Henkilötietojen säilytysaika
    Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään niin kauan, kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista suoramarkkinoinnin rekisteristä. Poistuminen rekisteristä tapahtuu joko olemalla yhteydessä suoramarkkinoinnin rekisterin ylläpitäjään tai peruuttamalla uutiskirjeen kirjeessä olevan linkin kautta.
    
    Tämän jälkeen Rekisterinpitäjä voi vielä säilyttää tietoja, jos säilyttämiseen on muu, lain edellyttämä peruste.
    
    Rekisteriä säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Satunnaiset paperitulosteet rekisteristä tuhotaan välittömästi ja asianmukaisesti W-Restaurants Oy:n ohjeistuksen mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeuksista
    Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa W-Restaurantsin oikeus markkinoida rekisteröidylle tuotteita tai palveluita, jolla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.
    
    Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
    
    Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
    
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja suoramarkkinoinnin rekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).
    
    Oikeus tietojen oikaisemiseen
    
    Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
    
    Oikeus tietojen poistamiseen
    
    Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
    -henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
    -rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
    -rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
    -henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    
    Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
    
    Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
    
    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
    
    Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
    
    Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
    
    Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
    -rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
    -käsittely on lainvastaista ja rekisteröiity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
    -rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
    -rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.
    
    Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
    
    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    
    Siltäosin kun rekisteröity on itse toimittanut suoramarkkinoinnin rekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
    Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
    
    Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
    
    Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
    
    Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.